Vacature Programmasecretaris/ Projectsecretaris

vacature programmasecretaris projectsecretaris

Hybride - Den Haag

Wil jij bijdragen aan gegevensuitwisseling in de zorg? Sta jij stevig in je schoenen en lever je graag een belangrijke bijdrage aan de voortgang en sturing van programma's die direct impact hebben op de verbetering van de zorg? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken! Gegevensuitwisseling in de zorg vraagt om goede verbinding, zowel op technisch vlak als tussen mensen.
Daarom zoeken we een betrokken project-/programmasecretaris die enthousiast wordt van het faciliteren van deze verbinding. Als projectsecretaris faciliteer je de samenwerking tussen groepen met diverse belangen met een afwisselend pakket aan werkzaamheden. Spreekt dit je aan? Bel ons voor een (online) kopje koffie, of solliciteer direct!

Wat ga je doen?

We hebben projecten en werkzaamheden op verschillende ervaringsniveaus. VZVZ biedt veel ruimte om binnen deze rol verder te ontwikkelen en specialiseren en om verbetertrajecten met Lean op te pakken. Of als senior juist te verbreden en meer verantwoordelijkheden of een coachende rol te krijgen. Ook zijn er groeimogelijkheden om zelf (deel)projecten of verbetertrajecten te leiden. Je rapporteert aan de teamleider Planning & Control.

Je draagt binnen een multidisciplinaire teams bij aan sectoren, projecten en programma's. Werkzaamheden stem je af met de sectorlead, projectleider of programmamanager. Je zorgt voor een goede structuur en voortgang en dat deze ook zichtbaar is voor het management. Binnen het project- of programmateam:

• verzorg je periodiek management rapportages;
• bewaak je samen met de programmamanager of projectleider de kwaliteit, tijd, planning, processen, standaarden en budget;
• je organiseert en zorgt voor de voorbereiding en vastlegging van strategische overleggen;
• plan je team afspraken en bereid je de agenda voor;
• organiseer je (externe) bijeenkomsten en strategische sessies;
• voer je communicatie activiteiten uit;
• houd je informatie over het jouw toegewezen project of programma up-to-date in de digitale werkomgeving Confluence.

Wat krijg je van ons?

Je komt terecht in een innovatieve en dynamische organisatie die maatschappelijk zinvolle resultaten levert met verschillende programma's en projecten. De werkzaamheden zijn zeer veelzijdig. We hechten veel waarde aan kennisdelen, fysieke gezondheid en samen lachen. Ook (juist) in tijden van hybride werken.

• Een uitstekend salaris inclusief een eindejaarsuitkering;
• Een premievrije pensioenregeling;
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen met bijpassend (persoonlijk) opleidingsbudget (5% van het jaarsalaris);
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
• Een laptop en een smartphone;
• Een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag;
• Een netto vergoeding van € 500,00 voor het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek;
• Ontwikkelmogelijkheden naar projectsecretaris of projectcoördinatie;
• Introductie- en inwerkprogramma en een buddy.

Kom je met de auto naar kantoor? Dat is geen probleem! Wij hebben onder ons kantoor een gratis parkeergarage. Ook is het kantoor goed bereikbaar met het OV. Tram 19 stopt voor de deur!

Wat vragen we van jou?

Om deze functie goed te kunnen vervullen ben je een echte aanpakker. Je bent een praktisch ingestelde teamspeler. Je neemt je initiatief en overziet wat er moet gebeuren, durft vragen te stellen en mensen op verantwoordelijkheden te wijzen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en een resultaatgerichte instelling.

Als secretaris beschik je bovendien over uitstekende sociale of communicatieve vaardigheden, in woord en geschrift. Je bent analytisch, kunt overzicht houden en weet hoe je voortgangscontroles kunt uitvoeren. Je bent een gedegen gesprekspartner voor externe stakeholders en het eigen managementteam. Je geeft de programmamanager gevraagd en ongevraagd advies. Je hebt een coachende houding richting Projectmanagement Ondersteuners of wilt dit verder ontwikkelen.

• Afgeronde bacheloropleiding op het gebied van Bedrijfskunde (of een variant zoals MER, Business IT & Management) of Schoevers directiesecretaresse met als vooropleiding VWO;
• Relevante werkervaring als Project Coördinator, PMO-er of projectsecretaris;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office Tools;
• Ervaring in de zorg is een pré;
• Zelfredzaamheid, ondernemerschap én, de bereidheid om plezier te maken.

VZVZ groeit en ons team Planning & Control groeit mee. Niet alleen in diversiteit van de werkzaamheden en complexiteit van de vraagstukken, maar ook in de volwassenheid hoe we hier als team in de rol van secretaris mee omgaan. We werken intensief samen met het team van programmamanagement om de programmamethodiek verder te implementeren. Door processen waar mogelijk te standaardiseren en verbeteren en zo een professionele interne dienstverlening aan te bieden, kunnen de verschillende project- en programmateams excelleren. Dit betekent dat we hands-on faciliteren maar ook helder en actief communiceren en adviseren wat we van anderen verwachten. Het team bestaat uit zes collega's en dit aantal groeit. We zoeken naar diversiteit in ervaring en achtergrond.

Ons team is organisatie breed verantwoordelijk voor:

• de inrichting en uitvoering van de planning & control cyclus, op operationeel, tactisch en strategisch niveau;
• coördinatie van de diverse plannen zoals jaarplannen, sectorplannen, projectplannen en de onderlinge aansluiting hiervan;
• opleveren van diverse periodieke rapportages richting management,;
• ondersteuning in de rol van projectsecretaris, programmasecretaris en PMO en van projecten, programma's en sectorteams;
• beheer en gebruiksondersteuning van werkmethodieken en bijbehorende tooling, zoals DPF (projectmethodiek), Confluence en PIM (digitale werkomgeving), Lean (verbetercyclus).
  

Het team Planning & Control is onderdeel van Bedrijfsvoering. We werken nauw samen met andere teams om te zorgen voor integratie van werkstromen en efficiënte informatiestromen.

• Programmamanagement voor afstemmen over de project- en programmamethodieken;
• ICT management (incl functioneel beheer) voor een goede afstemming over de tooling;
• HR/ Organisatieontwikkeling voor de inbedding van werkmethodieken in de organisatie;
• Financiën & Control voor de afstemming over rapportages;
• CCDA voor doelstellingen en data;
• Communicatie voor website, nieuwsbrieven en events.

Bij VZVZ faciliteren wij projecten en programma's die bijdragen aan het uitwisselen van medische gegevens in de zorg. Programma's met grote maatschappelijke relevantie binnen complexe omgevingen en stakeholders met uiteenlopende belangen. De verschillende projecten en programma's bieden voldoende uitdaging en doorgroeimogelijkheden voor meerdere ervaringsniveaus, van startend projectsecretaris tot ervaren programmasecretaris.

Jij als mens

Als rechterhand van de programma- of projectleider en ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van een programma. Je ontzorgt de programmamanager en je zorgt dat je net een stap vooruit denkt. Je ondersteunt bij zowel strategische, inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden, maar ook bij organisatorische zaken. Als project- of programmasecretaris krijg je de kans om kennis te maken met de verschillende facetten van een programma en projecten en je hierin te ontwikkelen. Je bent hands-on en hebt een faciliterende houding, maar durft ook door te vragen, nee te zeggen en mensen op de eigen verantwoordelijkheden te wijzen. Je bent nieuwsgierig naar de diversiteit van het vak en geeft aan waar je je verder in wilt bekwamen of waar je juist hulp bij nodig hebt. Met jou in het team zijn er geen open eindjes en is de voortgang transparant.

Hebben we jouw interesse?

Solliciteer dan nu en stuur ons je motivatie en CV. Voor vragen kun je contact opnemen met , via e-mail l. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we jou een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) in te leveren.

Vragen over werken bij VZVZ?

Neem contact op met via of .

Functie:	programmasecretaris/ projectsecretaris
Startdatum:	12-06-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	32 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met VZVZ via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.